Профінструмент для економіста

Ваш помічник по всім економічним питанням

Аналітика

Штатний розклад від А до Я

Чи можна залишати в штатному розкладі вакантні посади?

- Так, можна.

Як часто потрібно вносити зміни до штатного розпису?

- У будь-який час, коли в цьому є необхідність.

Чи можна вказувати в штатному розписі посади іноземною мовою?

- Ні, не можна.

Штатний розпис - це зручний інструмент для роботодавця. Відповідно до цим документом виробляють прийом на роботу і переклади, змінюють оклади і посади, скорочують штат. Коли треба коригувати штатний розклад? Як правильно це робити? Чи треба знайомити співробітників із змінами в цьому документі?

Складаємо штатний розпис

У штатному розкладі перераховуються підрозділи, найменування посад, кількість штатних одиниць по них, розміри посадових окладів і можливих надбавок. Можна не вказувати період дії штатного розкладу і застосовувати його протягом всієї діяльності компанії до внесення до нього змін і доповнень.

При розробці штатного розкладу можна скористатися уніфікованої формою № Т-3, затвердженої Постановою Держкомстату Росії № 1 або затвердити в організації іншу форму, яка буде містити всі необхідні відомості для ведення обліку кадрів (ст. 9 Закону № 402-ФЗ). Особливий порядок передбачений для організацій державного сектора - для них форми первинної облікової документації встановлюються відповідно до бюджетного законодавства.

Штатний розпис - документ знеособлений. У ньому вказуються не конкретні працівники, а кількість посад в організації та оклади за ним. Щоб зафіксувати, хто саме із співробітників які посади займає, а також відзначати вакансії, періоди тривалої відсутності на роботі і тимчасове заміщення, складають штатну розстановку. Для цього зручно використовувати форму штатного розкладу № Т-3, включивши в неї графи «Прізвище та ініціали», «Відомості про працівника».

Як вказувати посади в штатному розписі

У штатному розкладі відображаються всі наявні в організації посади, в тому числі і вакантні.

Якщо робота не пов'язана з шкідливими або важкими умовами праці, роботодавець може самостійно формулювати назву посади (ст. 57 ТК РФ). При цьому закон не забороняє використовувати загальноприйняті скорочення «Оператор ПК», «Начальник відділу веб-розробок». Однак краще вказувати повні назви посад, щоб уникнути ризику різночитання в їх трактуванні, оскільки встановленого переліку скорочених найменувань не існує. Не встановлюйте в штатному розкладі різну зарплату за однаковими посадами. Введіть відмінності в назви та посадові обов'язки за ним.

Увага!

Філії не є роботодавцями, тому складати для них окремий штатний розклад не можна (п. 3 ст. 55 ЦК РФ)

Специфіка роботи багатьох організацій пов'язана із сезонним залученням працівників. У разі якщо з додатковими співробітниками полягають строкові трудові договори, це можна відобразити в штатному розкладі. Для цього видайте наказ, яким збільште кількість одиниць за відповідними посадами, зазначивши період, на який вони вводяться (ст. 15, 16, 57 ТК РФ). Для урахування терміну штатний розклад можна доповнити графою «Період роботи» або відобразити цю інформацію в графі "Примітка".

Кадрові зміни, які треба відобразити в штатному розписі

Вид змін

Письмове повідомлення працівників

Вводимо нові посади, структурні підрозділи

Не потрібно

Змінюємо оклади, систему оплати праці

Необхідно

Перейменовуємо посади

Необхідно

Перейменовуємо структурні підрозділи

Необхідно, якщо назва підрозділу зазначено в трудовому договорі

Переводимо працівника в інший відділ

Переводимо працівника на іншу посаду

Необхідно

Проводимо скорочення штату

Необхідно

Скасовуємо вакантні посади

Не потрібно

Як внести зміни до штатного розпису

За рішенням роботодавця можуть змінюватися структура організації, склад і чисельність співробітників, оклади за посадами та ін Ці події впливають на штатний розклад організації. Зміни оформляють одним із таких способів:
- Наказом про внесення поправок до чинного штатний розклад. При цьому плановані зміни перераховують у тексті самого наказу;
- Наказом про затвердження нового штатного розкладу.

Варіант оновлення документа роботодавці вибирають самі. Якщо коригування невеликі, а кадровий облік ведеться в автоматизованій системі, зручніше вносити зміни наказом, коли ж в організації плануються масштабні кадрові зміни - затверджувати новий розклад.

Наказ про внесення змін складають у довільній формі. У ньому вказують причини коригувань та їх суть, дату введення в дію, яка може не збігатися з датою видання наказу.

Приклад

Генеральний директор ТОВ «Аристотель» Марія В. у зв'язку із збільшенням кількості надаваних послуг і оптимізацією штатного розкладу прийняла рішення:
- Ввести в штатний розклад посаду «водій-експедитор»;
- Перейменувати «відділ з дотримання норм охорони праці» в «відділ охорони праці», а посаду «начальника відділу з дотримання норм охорони праці» в «начальника відділу охорони праці». Після чого 24 квітня 2013 був виданий наказ про внесення змін до штатного розпису з 6 травня 2013 року.

Щоб доповнити штатний розклад новими посадами або структурними підрозділами, потрібно розробити проект наказу про внесення змін до штатного розпису з певної дати і підписати його у керівника організації.

При скороченні посад треба врахувати, що за законом працівники повинні бути попереджені про це, як правило, за два місяці (ч. друга ст. 180 ТК РФ). У цьому випадку ввести зміни до штатного розпису можна не раніше двох місяців після видання наказу.

Виправляємо помилку

Помилка

Як правильно

Роботодавець встановив у штатному розкладі кілька посад на іноземній мові: web-розробник, IT-фахівець, PR-менеджер.

Кадрове діловодство потрібно вести російською мовою (ч. 1 ст. 3 Федерального закону від 1 червня 2005 р. № 53-ФЗ, п. 6 Правил, затверджених постановою № 225).

Що буде, якщо ...

Якщо роботодавець на основі штатного розкладу буде вносити в трудові книжки співробітників найменування посад на іноземній мові, його можуть притягнути до адміністративної відповідальності за порушення норм трудового права у вигляді штрафу до 50 000 рублів (ст. 5.27 КоАП РФ).

Запам'ятайте головне

Відзначають експерти, які взяли участь у підготовці матеріалу

Галина Дугіна - юрист, кандидат педагогічних наук, експерт журналу «Кадрове справа»

Роботодавець сам вирішує, на який період складати штатний розклад. Як правило, воно оформляється на один рік, а потім затверджується нове. Штатний розклад може бути і безстроковим - діяти протягом всієї діяльності компанії.

Катерина Аракчеєва - директор ДБУ Московського міського правового Центру «Захист» (Москва)

У зв'язку з необхідністю перейменування структурних підрозділів або посад, зміни окладів, скорочення чисельності або штату працівників вносяться зміни до чинного штатний розклад або приймається нове за формою, зручною роботодавцю. Внесені зміни і новий штатний розклад затверджуються наказом керівника.

Надія Сенаторова - начальник відділу юридичного та кадрового супроводу ЗАТ «КІА Системи» (Москва)

Дати затвердження і введення в дію нового штатного розпису можуть не збігатися. Наприклад, при проведенні великих кадрових перестановок. У цій ситуації відділу кадрів може бути наданий часовий проміжок для оформлення всіх необхідних паперів за ротації персоналу. Документи повинні бути підготовлені до дати введення в дію нового штатного розпису.

Редакція журналу "Кадрове справа"